In unserer heutigen Folge behandeln wir das Vergabenachprüfungsverfahren. Was passiert, wenn es zu einer Vergabenachprüfung kommt? Wie komme ich als Vergabestelle wieder weiter, wenn es dazu kommt?
Wann kommt es dazu?
Jeder Bieter, der sich rechtswidrig falsch behandelt fühlt kann bei Vorliegen einiger formaler Voraussetzungen eine Nachprüfung bei der zuständigen Vergabekammer beantragen. Das bedeutet, dass ein „unzufriedener“ Bieter unter geringen Hürden ein Verfahren einleiten kann. Die Voraussetzungen finden sich in § 160 GWB.
Im Kern handelt es sich häufig um einen einen Streit zwischen konkurrierenden Bietern, den zunächst die Vergabestelle entscheiden muss. Denn die Vergabestelle führt das Vergabeverfahren. Eine Entscheidung zu Gunsten eines Bieters ist häufig zwingend auch eine Entscheidung zu Lasten eines anderen.
Wirkung?
Sobald der Antrag vorliegt und die Vergabekammer die Vergabestelle darüber informiert, darf der Zuschlag nicht mehr erteilt werden, § 169 GWB. Damit ist die Vergabe erst mal gestoppt. Das kann dauern, bis die Vergabekammer entschieden hat und die Frist für den Bieter sich gegen die Entscheidung an den zuständigen Vergabesenat zu wenden abgelaufen ist.
Damit ist die Vergabestelle möglicherweise lange handlungsunfähig und kann den Zuschlag nicht erteilen, auch wenn die Leistung dringend notwendig ist.
Die Vergabekammer muss in solchen Fällen von Amts wegen untersuchen, ob die Vergabe rechtmäßig abgelaufen ist. Dafür fordert sie die Vergabedokumentation an und alle weiteren Unterlagen zur Vergabe, die sie für sachdienlich hält.
§ 167 Abs. 1 S. 1 GWB fordert von den Vergabekammern dann eine schnelle Entscheidung in fünf Wochen. Diese Frist wird in der Praxis häufig nicht eingehalten, da die Vergaben in der Regel so komplex sind, dass die Fragen nicht in der kurzen Frist beurteilt werden können. Darum kann diese Frist durch die Vergabekammer auch verlängert werden.
Was kann die Vergabestelle tun?
Die Vergabestelle kann bei der Vergabekammer einen Antrag stellen, den Zuschlag erteilen zu dürfen, bevor die Entscheidung getroffen wurde. Zudem gibt es die Möglichkeit Schutzschriften bei der Vergabekammer zu hinterlegen, um einem Antrag zuvor zu kommen.
Fazit
Die Vergabestelle kann das Nachprüfungsverfahren aktiv mitgestalten. Die unangenehmen Folgen müssen nicht klaglos hingenommen werden, geschickte Anträge oder Reaktionen auf Nachprüfungsanträge können Vergabestellen helfen, die Verzögerung gering zu halten.
Wenn die Vergabestelle also bemerkt, dass ein Teilnehmer am Vergabeverfahren sich ungerecht behandelt fühlt und sich an die Vergabestelle wendet, ist es klug, sich intensiv mit diesen Argumenten auseinanderzusetzen. „Augen zu und durch“ scheitert in solchen Fällen häufig. Die erfolgte intensive Auseinandersetzung hingegen bereitet dann auch gleich die Basis für das Vergabekammerverfahren.