Heute geht es um das Verhandlungsverfahren. Worüber darf verhandelt werden und worüber nicht? Was sind die Vorteile und welche Chancen bietet das Verfahren? Welche Risiken bestehen und wie begegnet man diesen am besten?
Befürchtungen
In der Praxis stehen viele Vergabestellen vor dem Verhandlungsverfahren wie das „Kaninchen vor der Schlange“. Es besteht oft große Unsicherheit, was man fragen und sagen darf. Oft gehen die Elemente Aufklärung und Verhandlung ineinander über. Für das Verfahren sind das jedoch grundlegend verschiedene Schritte.
Die Aufklärung dient dazu, das gleiche Verständnis über ein vorliegendes Angebot sicherzustellen. Die Verhandlung dient dazu, dem Bieter die Möglichkeit zu geben, ein neues, besseres Angebot abzugeben.
Die Unsicherheiten kommen aus der Vergangenheit des Vergaberechts. Früher waren Verhandlungen verboten. Es war undenkbar, mit den Bietern über den Inhalt der Angebote zu verhandeln. Also hat man nur Präsentationen gemacht, die sich in einem Graubereich zwischen Aufklärungen und Verhandlungen bewegt.
Die Verhandlungen
Die Mehrzahl der Verhandlungsverfahren bewegen sich im Bereich der VgV. Es finden sich die Grundlagen dazu in § 17 VgV. In § 17 Abs. 10 S. 2 VgV ist klar geregelt, dass der öffentliche Auftraggeber mit den Bietern grundsätzlich über den gesamten Angebotsinhalt verhandeln darf. Die Spielräume sind also sehr groß. Zuschlagskritierien dürfen jedoch nicht verändert werden. Die Vergabestelle darf also nicht unter dem Eindruck eines Angebotes die Einschätzung ändern, was die richtigen Zuschlagskriterin sind.
Für das Verhandlungsverfahren muss die Vergabestellt zunächst die Erstangebote werten. Denn daraus ergibt sich, wo das Angebot des Bieters in der Wertung liegt. Vor diesem Hintergrund verhandelt der öffentliche Auftraggeber gezielt mit dem jeweiligen Bieter darüber, wie das Angebot besser werden kann. Denn genau das ist das Ziel der Verhandlung: bessere Angebote zu erzielen… und was besser ist, bestimmen die Zuschlagskriterien.
Dabei können Änderungsvorschläge nicht nur von Seiten der Vergabestelle kommen. Auch die Bieter können selbstverständlich Vorschläge zur Verbesserung des Angebotes machen. Hierzu sollte man Bieter durchaus ausdrücklich auffordern. Mit diesen vielen Vorschlägen kann die Vergabestelle die Vergabeunterlagen optimieren.
Fazit
Wenn dieser Prozess gut läuft, steht am Ende ein Auftrag auf Augenhöhe, der den Bedürfnissen des öffentlichen Auftraggebers möglicherweise besser gerecht wird, als das Angebot auf reiner Basis der ersten Unterlagen.