Die Öffnung der Angebote ist ein entscheidender Moment im Vergabeverfahren. Sie stellt sicher, dass alle Bieter die gleichen Chancen haben und schützt vor Manipulation oder Absprachen. In Folge 49 unseres Podcasts werfen wir einen Blick auf die Regelungen in § 14a VOB/A und besprechen deren Bedeutung für die Vergabepraxis.
Warum ist die Angebotsöffnung so wichtig?
Die Angebotsöffnung ist mehr als nur ein formeller Akt – sie ist ein grundlegendes Element für die Transparenz und Integrität im Vergabeverfahren. Ihr Zweck ist es Korruption und Absprachen zu verhindern. Würden Angebote vorzeitig bekannt, könnten sich Bieter untereinander absprechen oder unzulässige Einflussnahmen erfolgen. Zugleich sollen Fairness und Chancengleichheit gewährleistet werden, sodass alle Unternehmen unter denselben Bedingungen am Vergabeverfahren teilnehmen können.
Wie läuft die Angebotsöffnung ab?
Die VOB/A regelt den Ablauf der digitalen Angebotsöffnung in § 14a. Folgende Aspekte sind dabei von Bedeutung:
1. Geheimhaltung bis zur Öffnung
Angebote müssen bis zum offiziellen Öffnungstermin digital verschlüsselt sein. Es ist auszuschließen, dass sie vorher eingesehen oder gar ausgewertet werden können.
2. Öffnung durch mindestens zwei Vertreter
Um Transparenz und Sicherheit zu gewährleisten, müssen mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers anwesend sein. Sie dokumentieren die Öffnung und stellen sicher, dass alle eingegangenen Angebote ordnungsgemäß behandelt werden.
3. Dokumentation der Angebotsöffnung
Die wesentlichen Inhalte der Angebote werden in einem Protokoll festgehalten. Bieter dürfen nicht an der Öffnung teilnehmen – anders als bei der früheren öffentlichen Submission.
Von der analogen zur digitalen Angebotsöffnung
Früher erfolgte die Angebotsöffnung meist in einem physischen Raum, dem sogenannten Submissionsraum. Die Bieter konnten persönlich anwesend sein und erfahren, welche Angebote eingereicht wurden. Heute ist das Verfahren weitgehend digitalisiert. Angebote werden elektronisch eingereicht, verschlüsselt gespeichert und erst zum festgelegten Termin geöffnet.
Die Digitalisierung bietet einige Vorteile, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich: Digitale Systeme, wie sie bei den Vergabeplattformen zum Einsatz kommen, minimieren das Risiko einer vorzeitigen Einsichtnahme und erleichtern die Protokollierung und Nachverfolgbarkeit der Prozesse. So kann insbesondere auch die Rechtzeitigkeit des Angebotseingangs sichergestellt werden (vgl. hierzu u.a. VK Bund, Beschluss vom 26.10.2016 – VK 1-92/16 – VPR 2017, 52).
Die Digitalisierung bringt aber auch technische Herausforderungen mit sich. Die Sicherheit der Systeme muss ständig sichergestellt sein, um Manipulationen oder Cyberangriffe zu verhindern.
Fazit
Mit der elektronischen Vergabe haben sich die Methoden verändert, doch die Grundprinzipien bleiben bestehen: Chancengleichheit, Geheimhaltung und Integrität. Die korrekte Angebotsöffnung ist damit nach wie vor ein zentrales Element des Vergabeverfahrens – analog wie digital.