Ob fehlerhafte Leistungsbeschreibungen, vergessene Unterlagen oder falsche Wertungskriterien: Vergabestellen stehen regelmäßig vor der Frage, wie sie mit solchen Unvollkommenheiten umgehen sollen. Denn jedes Nachbessern kostet Zeit – und Zeit ist in Beschaffungsprozessen oft knapp. Doch was tun, wenn ein Fehler auffällt? Einfach ignorieren und „Augen zu und durch“? Oder den Prozess unterbrechen und korrigieren? Die Antwort liegt – wie so oft im Vergaberecht – im Abwägen zwischen Rechtmäßigkeit und Praktikabilität.
Das Dilemma: Rechtmäßigkeit vs. Effizienz
Vergabestellen sind als Teil der öffentlichen Hand an Recht und Gesetz gebunden. Ein Fehler, der das Verfahren oder das Ergebnis verzerrt, muss korrigiert werden – sonst drohen Rechtsmittel oder sogar die Aufhebung des Zuschlags. Gleichzeitig besteht ein dringender Bedarf, die Beschaffung zügig abzuschließen. Hier entsteht ein Spannungsfeld: Korrigiert die Vergabestelle den Fehler, fühlt sich möglicherweise ein Bieter benachteiligt. Lässt sie ihn unbeachtet, riskiert sie rechtliche Konsequenzen. Besonders schwierig wird es, wenn der Fehler einen Bieter begünstigt und einen anderen benachteiligt.
Nicht jeder Fehler ist gleich – die Kunst des Abwägens
Nicht jeder Fehler hat die gleiche Bedeutung. Entscheidend ist, ob er das Verfahrensergebnis beeinflusst. Drei zentrale Fragen helfen bei der Einschätzung:
1. Führt der Fehler zu einer falschen Leistung? (z. B. unpassende Ausschreibung, die den falschen Markt anspricht)
2. Verzerrt er die Bieterreihenfolge? (z. B. falsche Eignungsprüfung oder Wertung)
3. Hat er Außenwirkung? (z. B. wird der Fehler von Bietern bemerkt und könnte zu Rügen führen?)
Ist die Antwort „Nein“, kann die Vergabestelle den Fehler möglicherweise dulden – besonders, wenn er intern geblieben ist und keine rechtlichen Konsequenzen hat. Bei schwerwiegenden Fehlern (z. B. falsche Zuschlagskriterien) führt jedoch kein Weg an einer Korrektur vorbei.
Praktische Lösungsansätze: Korrigieren, aber mit Bedacht
Heutige Vergaberechtsregeln bieten mehr Flexibilität als früher. Der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz erlaubt es, bei Kleinigkeiten weiterzumachen, ohne das gesamte Verfahren infrage zu stellen. Bei gravierenden Fehlern sollte die Vergabestelle jedoch transparente Lösungen finden:
• Rückversetzung: Das Verfahren wird an den Punkt zurückgesetzt, an dem der Fehler auftrat (z. B. Nachforderung von Unterlagen).
• Änderungspakete: Anpassungen der Ausschreibung, um den Fehler zu beheben – vor der Zuschlagserteilung.
• Dokumentation: Jede Korrektur sollte nachvollziehbar begründet werden, um spätere Angriffe abzuwehren.
Ein hilfreicher Orientierungspunkt ist § 132 GWB, der zwar Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit regelt, aber auch zeigt: Je schwerwiegender der Fehler, desto dringender die Korrektur.
Fazit: Fehlerkultur im Vergaberecht – Transparenz und Abwägung
Fehler in Vergabeverfahren kommen vor – der Umgang mit ihnen entscheidet über den Erfolg. Vergabestellen sollten nicht in Panik verfallen, aber auch nicht die Augen verschließen. Stattdessen gilt: Fehler analysieren, ihre Auswirkungen bewerten und dann entscheiden, ob eine Korrektur notwendig ist. Eine offene Fehlerkultur, die Rechtssicherheit und Praktikabilität in Einklang bringt, schützt vor unnötigen Konflikten und stärkt das Vertrauen in faire Verfahren. Denn am Ende profitieren alle Beteiligten von effizienten, rechtmäßigen und transparenten Beschaffungsprozessen.