Die prüfbare Rechnung nach HOAI

Die Voraussetzungen der HOAI

Wie auch in der VOB/B ist bei Leistungen nach HOAI eine prüfbare Rechnung wichtig. Ohne prüfbare Rechnung wird der Rechnungsbetrag nicht fällig. Der Auftraggeber kann dann nicht in Verzug geraten und der Auftragnehmer seine Zahlung nicht wirksam einfordern.

Die dazugehörige Regelung findet sich in § 650g Abs. 4 S. 1 Nr. 2 BGB. Diese Regelungen gilt durch die Verweisung in § 15 S. 1 HOAI auch für Verträge auf die die HOAI anwendbar ist:

„Die Schlussrechnung ist prüffähig, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist.“

Es sind also zwei Voraussetzungen zu beachten. Einerseits muss die Darstellung übersichtlich sein, andererseits für den Besteller (Auftraggeber) nachvollziehbar. Die Übersichtlichkeit erfordert, dass der Rechnungsempfänger sich schnell und leicht einen Überblick verschaffen kann. Also etwa eine tabellarische Aufstellung, keine unnötigen Querverweise, Anlagen nur, soweit als Erläuterung erforderlich.

Zwingend ist bei einer Rechnung nach HOAI die Angabe der maßgeblichen Honorarparameter. Also die Darstellung der anrechenbaren Kosten, der Umfang der geschuldeten Leistungen und der Leistungsstand.

Komplizierter wird die Darstellung, wenn es zu Veränderungen der Parameter kommt. Dies kann z.B. durch eine Planungsänderung passieren. Diese kann wiederholte Grundleistungen nach § 10 HOAI auslösen. In dem Fall muss unterschieden werden zwischen:

  1. Leistungen bis zur Änderung mit unveränderten anrechenbaren Kosten
  2. Leistungen der Änderung wiederholt zu berechnen mit anteiligen anrechenbaren Kosten
  3. Leistungen nach Änderung mit erhöhten anrechenbaren Kosten

Häufige Praxisfehler

In der Praxis werden diese Voraussetzungen oft nicht eingehalten. Zu Beginn eines Projektes ist es noch einfach. Die Honorarrechnung wird nach Objekten aufgestellt. Jedes Objekt hat anrechenbare Kosten. Jede Leistung hat einen Teilleistungssatz. Dazu kommen „nur“ Nebenkosten und ggf. Zuschläge.

Schreitet das Projekt voran, kann es zu verschiedenen Änderungen kommen. Z.B. wird möglicherweise eine besondere Art der Entscheidungsunterlage verlangt, um diese einem Gremium vorzustellen. Diese wird, weil es einfacher erscheint, pauschal abgerechnet, ohne Rücksicht auf verschiedene Objekte. Später kommt es zu Änderungen bei dem Planungssoll. Da die Leistung schon ausgeschrieben war, müsste man nun den Umgriff der Änderung klären. Nur soweit es zu einer Änderung kommt, müssten nach der reinen Lehre wiederholte Grundleistungen abgerechnet werden. Auch das passiert häufig nicht. Es wird auch hier eine Pauschale vereinbart. Dabei wird möglicherweise übersehen, dass die Änderung auch zu Änderungen der anrechenbaren Kosten führt.

All diese Entscheidungen sind grundsätzlich rechtlich unschädlich. Wichtig ist aber eine sorgfältige Darstellung in der Rechnung. In meinem Beispiel müsste die objektscharfe Abrechnung ergänzt werden um die für die beiden Änderungen vereinbarten Pauschalen.

Je mehr Objekte ein Projekt umfasst und je umfangreicher die Änderungen sind, desto komplizierter wird es eine prüfbare Rechnung aufzustellen.

Empfehlung

Um Streitigkeiten bei der Abrechnung zu begegnen, sollten Auftraggeber und Auftragnehmer von Beginn an auf eine prüfbare Rechnung achten. Nach 30 Rechnungen wird ein Einwand gegen die Prüfbarkeit bei der 31. Rechnung sicher kleinlich wirken. Andererseits war diese immer schon geschuldet. Dem Auftragnehmer wird die nachträgliche Erstellung einer anders strukturierten Rechnung umso schwerer fallen, wenn schon viele Rechnungen anders gestellt – und akzeptiert – wurden.

Bei jeder Leistungsänderung oder -ergänzung, sollte auch klar besprochen werden, wie diese abgerechnet werden soll. Nur so kann der Auftragnehmer eine Honorarrechnung nach HOAI korrekt aufstellen.

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