Die „alten Hasen“ im Vergabewesen werden geneigt sein zu sagen: „VgV-Verfahren – kennen wir schon, das war doch mal das VOF-Verfahren.“ Mit diesem Beitrag geben wir einen Überblick über das – bzw. die – Vergabeverfahren der VgV.
Was ist anders, was ist gleich?
Die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) kannte nur wenige Verfahrensarten. In § 3 Abs. 1 VOF fand sich das Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme als Regelverfahren. Daneben war nach § 3 Abs. 4 VOF in Ausnahmefällen ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb zulässig. In §§ 15 bis 19 VgV sind jetzt verschiedenste Vergabeverfahren geregelt. Möglich sind nach VgV:
Offenes Verfahren
Nicht offenes Verfahren
Verhandlungsverfahren
Wettbewerblicher Dialog
Innovationspartnerschaft
Warum so viele Verfahren?
Die VgV ersetzt nicht nur die VOF, sondern auch die VOL/A EG. Der Gesetzgeber hat mit der VgV ein Regelwerk geschaffen, das für alle Vergaben ab Erreichen der Schwellenwerte anwendbar ist. Nur für Bauvergaben wurde mit der VOB/A EU eine Ausnahme beibehalten (vgl. § 2 VgV).
Weil man mit den Regelungen der VgV alles beschaffen können muss (von Architektenleistungen bis Züge) enthalten diese viele Bestimmungen. Natürlich sind nicht alle Regelungen in jedem Verfahren anzuwenden. In diesem Artikel geht es nur um die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen.
Sonderregelungen für die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen
Ihre Geschichte kann die VgV nicht verleugnen. Auch wenn die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen mit anderen Leistungen zusammengefasst wurde, finden sich Sonderregelungen in den §§ 73 bis 80 VgV. Dieser Abschnitt stellt damit „das Erbe“ der VOF dar.
§ 73 VgV regelt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um diese „Sonderregelungen“ anwenden zu dürfen:
- Es handelt sich um eine Leistung, deren Gegenstand eine Aufgabe ist, deren Lösung vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann und
- es handelt sich um Leistungen, die von der HOAI umfasst sind oder sonstige Leistungen, für die die berufliche Qualifikation des Architekten oder Ingenieurs erforderlich ist oder vom öffentlichen Auftraggeber gefordert wird.
Verfahren der Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen
§ 74 VgV reduziert die Fülle der Verfahren für die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen. Er bestimmt das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und den wettbewerblichen Dialog zu den Regelverfahren. Da der wettbewerbliche Dialog in der Vergabepraxis bislang keine große Rolle spielt, behandelt dieser Beitrag ihn nicht.
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist in § 17 VgV beschrieben. Der Ablauf besteht aus zwei Schritten: Erst der Teilnahmewettbewerb, danach das Verhandlungsverfahren.
Teilnahmewettbewerb
Teilnahmewettbewerb bedeutet, dass der öffentliche Auftraggeber als erstes eine Bekanntmachung veröffentlicht. Zu dieser gehören bereits alle Vergabeunterlagen einschließlich Eignungs- und Zuschlagskriterien und dem Vertrag. Daraufhin können alle interessierten Marktteilnehmer einen Teilnahmeantrag stellen.
Die Vergabestelle prüft diese Teilnahmeanträge. Dabei geht es nur um die Eignung der Bewerber. Erst danach beginnt das Verhandlungsverfahren unter geeigneten Bewerbern.
Verhandlungsverfahren
Zum Verhandlungsverfahren lädt die Vergabestelle alle geegneten Bewerber ein. Die Vergabestelle hat auch hier die Möglichkeit, die Auswahl auf „die geeignetsten Bewerber“ zu beschränken. Dazu muss sie allerdings im Vorfeld die Auswahlkriterien festlegen und veröffentlichen, nach denen sie ihre Auswahl trifft (§ 17 Abs. 4 S. 2 VgV, § 51 VgV).
Die „Einladung“ erfolgt durch die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Damit werden die (ausgewählten) Bewerber aufgefordert, ihr Erstangebot abzugeben.
Danach folgt die eigentliche Verhandlung. Die Vergabestelle prüft in einem ersten Schritt die Angebote aller Bewerber auf Grundlage der Zuschlagskriterien. Danach teilt sie den Bietern mit, was an deren Angeboten positiv und was negativ ist. Das hat zum Ziel, in der nächsten Runde bessere Angebote zu erhalten (§ 17 Abs. 10 VgV). Ob noch Verbesserungen zu erwarten sind oder nur Zeit „verschwendet“ würde, muss die Vergabestelle abschätzen. In der Aufforderung ein neues Angebot abzugeben legt sie sich dann fest, ob sie ein Folgeangebot oder ein endgültiges Angebot bekommen möchte.
Fordert die Vergabestelle nach einer Verhandlung die Bieter auf, ein Folgeangebot abzugeben, dann steht fest, dass es danach noch eine Verhandlung gibt. Der Zuschlag darf nämlich nur auf endgültige Angebote erteilt werden (§ 17 Abs. 14 VgV).
Fordert die Vergabestelle nach einer Verhandlung die Bieter zur Abgabe von endgültigen Angeboten auf, wissen die Bieter, dass keine weiteren Verhandlungen folgen werden. Über endgültige Angebote darf nicht mehr verhandelt werden, § 17 Abs. 1 S. 1 VgV.
Zusammenfassung
Die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen erfolgt in den meisten Fällen im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Es handelt sich um ein zweistufiges Verfahren. Im ersten Schritt bewerben sich Interessenten. Geeignete Interessenten werden aufgefordert Angebote abzugeben. Die Vergabestelle verhandelt danach mit den Bietern über deren Angebote. Zuletzt erteilt sie den Zuschlag auf das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesen Regelungen? Wo sehen Sie Verbesserungen? Welche Optimierungen konnten Sie in Verhandlungen erzielen? Lassen Sie uns und unsere Leser an Ihren Erfahrungen teilhaben und hinterlassen Sie einen Kommentar zu diesem Artikel.